Pastāstiet īsumā, ar ko nodarbojas kvalitātes vadības sistēmas vadītājs AS Grindeks?

Manā darba aprakstā ir šāds šī amata mērķis – visu uzņēmuma procesu, darbību un rezultātu uzlabošana, lai sekmētu biznesa mērķu sasniegšanu. Tas no vienas puses ir skaists sauklis, bet realitāte, protams, ir nedaudz piezemētāka.

Pēc būtības manas nodaļas darbu var iedalīt divās lielās kategorijās.

Pirmā kategorija – sistēmas uzturēšana, kas sevī ietver daudz un dažādu dokumentu izstrādi un aktualizāciju, kā arī iekšējo auditu veikšanu. Gadā veicam apmēram 20 – 22 iekšējo auditu. Auditoru komandā šobrīd darbojas 32 auditori. No vienas puses it kā daudz cilvēku, bet no otras – liela daļa auditoru specializējušies kādā konkrētā jomā, ko viņi var auditēt. Piemēram, Laba ražošanas prakse vai Vides pārvaldības sistēma. Viss auditoru darbs norisinās ar Kvalitātes vadības sistēmas nodaļas plānošanas un uzraudzības palīdzību.

Otra lielā kategorija – dažādu projektu vadīšana, ko uzņēmuma vadība izmanto kā instrumentus biznesa mērķu noteikšanai un arī sasniegšanai. Šajā kategorijā pašreiz var izdalīt trīs lielākus projektus.

Pirmais – Līdzsvarotās vadības kartes (BSC – Balanced  Score Card) ) uzturēšana un aktualizācija. Šajā kartē noteikts viss – sākot no uzņēmuma misijas, vīzijas, vērtībām līdz precīzām lietām un cipariem, kas iezīmē konkrētas attīstāmās jomas un perspektīvas.

Kā nākamo gribētu minēt elektronisko dokumentu vadības sistēmu. Ir 21. gadsimts, dokumentu daudz, tāpēc jau pirms trim gadiem uzņēmuma vadība pieņēma lēmumu pakāpeniski pāriet uz elektronisko dokumentu vadīšanu. Šobrīd sistēmā aptverti gandrīz simts lietotāji.

Trešais – risku vadība. Sadarbībā ar struktūrvienību vadītājiem šobrīd strādājam pie Darbības nepārtrauktības plāna izstrādes. Tas nozīmē, ja kādā struktūrvienībā kaut kas notiek, lai būtu skaidrs – ko darīt, kam ziņot un kā ātrāk atjaunot normālu produkta radīšanas procesu.

Vai atceraties savas pirmās darba dienas AS Grindeks? Kuras bija pirmās lietas, pie kurām ķērāties klāt?

AS Grindeks es jau strādāju četrus gadus un arī sākumā ieņēmu to pašu amatu, ko šodien. Un jāsaka, ka tad kvalitātes vadība Grindekā kādu laiku bija gulējusi plauktā. Tas nozīmē, ka nebija tāda virzītājspēka, nebija cilvēka, kas to visu virza uz priekšu. Pirmais, ko es sāku darīt, bija iepazīšanās ar uzņēmuma struktūrshēmu, jo uzņēmumā ir, nodarbināti ļoti daudz darbinieku – vairāk kā 650. Analizējot struktūru, mēģināju saprast, kādi procesi notiek uzņēmumā, ar ko nodarbojas darbinieki, kā arī tikos ar visiem augstākā un vidējā līmeņa vadītājiem. Tā palēnām divu trīs nedēļu laikā es ieguvu sev tik ļoti nepieciešamo informāciju. Tāpēc gribu teikt lielu paldies šiem cilvēkiem, kas mani ātri ievadīja man iepriekš nezināmajā, bet interesantajā farmācijas nozares lauciņā.

Pastāstiet, kā Jūs nonācāt kvalitātes un risku vadības lauciņā?

Pirms es atnācu uz AS Grindeks par risku vadību es neko nezināju, bet kvalitātes vadības jomā jau strādāju no 1996. gada. Visa mana iepriekšējā darba pieredze ir saistīta ar AS Laima, kuras vadība jau tālajā 1996. gadā pieņēma stratēģisku lēmumu ieviest kvalitātes vadības sistēmu. No sākuma es ieguvu tīri praktisku pieredzi kvalitātes vadībā un vēlāk jau mācījos RTU Ražošanas kvalitātes institūtā un 2003. gadā ieguvu maģistra grādu visaptverošās kvalitātes vadībā. Kas attiecās uz risku vadību, atnākot uz Grindeku 2003. gadā, jau iepriekš uzņēmums kopā ar sadarbības partneriem bija veicis risku novērtējumu un tika pieņemts lēmums šo procesu uzraudzīt tālāk – sekot līdzi noteiktajiem uzdevumiem, darbībām, vārdu sakot – turēt roku uz pulsa. Uz to brīdi uzņēmumā nebija noteikts par šo jomu atbildīgais cilvēks, un tā es šo jauno pienākumu saņēmu mantojumā. No sākuma bija sajūta, ka es par šo jautājumu neko nezinu, bet vēlāk strādājot gan ar kolēģiem, gan arī ar konsultantiem – pamazām apguvu, kā risku vadību var izmantot, ko ar to var darīt tieši procesu kvalitātes uzlabošanai. Jo risku vadība un, kā tagad moderni teikt, iespēju vadība (jo jebkurš risks ir arī iespēja kaut ko uzlabot) dod šādu iespēju sasniegt tieši to, ko savā būtībā prasa kvalitātes vadība – nepārtrauktu pilnveidošanos.

Mūsu žurnāla numurs ir veltīts risku un iespēju vadības tēmai? Kā praktiski tiek īstenota risku un iespēju vadība tieši AS Grindeks?

AS Grindeks vadība uzskata, ka riska vadība nedrīkst notikt kampaņveidīgi, tai jābūt ikdienas darba kārtībā, tāpēc uzņēmumā tika izveidots riska vadības process, kurš iekļauts kopējā uzņēmuma kvalitātes vadības sistēmā. Pirmais uzdevums bija identificēt un novērtēt galvenos riskus. Uzņēmuma risku vadības struktūrā iesaistīti 15 struktūrvienību vadītāji — tā saucamie riska īpašnieki, kas izvērtēja iespējamos riskus un tos prezentēja valdei. Tad kopīgi tika nolemts, kuriem riskiem būtu jāpievērš lielākā uzmanība. Uzņēmuma risku reģistrā iekļauti vairāk nekā 50 dažādu pakāpju riski. No tiem ar augstas darbības prioritāti novērtēti 60 %. Katram riskam tika noteiktas uzraudzības un kontroles rīcības, atbildīgie, termiņi un nepieciešamie izdevumi.

Riska vadības uzraudzība tiek veikta kopā ar kvalitātes vadības sistēmas iekšējo auditu un tādējādi dažādās struktūrvienībās tiek kontrolēta riska vadības procesa norise.

Katram identificētajam riskam ir izstrādāts savs plāns un izpildes termiņi. Lai «neieraktos» milzīgos papīra kalnos, bija svarīgi atrast tehnisku risinājumu, lai rastu vienotu pieeju un struktūru risku aprakstīšanai, novērtēšanai, sagrupēšanai, kā arī nodrošinātu uzdevumu izpildes pārbaudi un informācijas apmaiņu. Tāpēc AS Grindeks ir ieviesis datorizētu risku reģistra moduli.

Ieviešot uzņēmumā riska vadību, grūtākais bijis motivēt un pārliecināt vidējā līmeņa speciālistus, par to, ka šim darbam būs atdeve un, ka ir jēga apsēsties pie galda un parunāt par tēmu — kas būtu, ja būtu. Riska vadība ļauj izvērtēt prioritātes biznesā, kā arī plānot ilgtermiņa attīstību un nākamā gada budžetu. Mēs savā nozarē nemaz nedrīkstam pieļaut, ka kaut kas neparedzēts uzņēmumā notiktu, tāpēc riska vadībā ir noteikti preventīvie pasākumi, kas jāveic, lai to nepieļautu. AS Grindeks izstrādātā un ieviestā riska vadība to ļauj īstenot. Riska vadības ieviešana aktuāla ir dažādās nozarēs strādājošiem, lieliem un maziem uzņēmumiem. Diemžēl daudzi uzņēmumi tam nepievēršot pietiekami lielu vērību, jo neuzskata par vajadzīgu lauzīt galvas par to — kā būtu, ja būtu.

Kur esat apguvusi darba nepieciešamās teorētiskās un praktiskās zināšanas?

Pēc savas pamatizglītības es esmu pārtikas tehnologs. Pirms darba Grindeks es gandrīz 18 gadus nostrādāju konditorejas nozarē. Izaugu palēnām no laboratorijas inženiera ķīmiķa par laboratorijas vadītāju un tad, 1996. gadā, kad AS Laimas vadība nolēma nodarboties ar visaptverošas kvalitātes vadības īstenošanu uzņēmumā, es pārkvalificējos no produkta kvalitātes kontrolētājas uz kvalitātes vadības sistēmas vadītāju. Protams, esmu apmeklējusi ļoti daudz un dažādus kursus šeit pat Latvijā, esmu arī bijusi ārzemēs uz starptautiskajām konferencēm un pieredzes apmaiņas vizītēm. Tā kā var teikt, man ir gan izglītība šajā jomā, gan arī praktiskā pieredze – šajā jomā jau strādāju 12 gadus.

Ko Jūs kā kvalitātes un risku vadības speciālists varat teikt par risku vadības ieviešanu Latvijas uzņēmumos un to attīstības tendencēm Latvijā?

Es domāju, ka šis risku vadības jautājums ir nepamatoti aizmirsts Latvijā. Liekas, ka šādu uzņēmumu, kas ir ieviesuši risku vadību, ir maz. AS Grindeks joprojām uztur saikni ar konsultantu firmu, kas mūs konsultēja jau pašā sākumā – 2005. gadā. Un arī tagad varu teikt, ka Grindeks ir viens no pirmrindniekiem šajā jomā. Gribu uzsvērt, ka mēs neesam atrāvuši risku vadību no tā, kas notiek uzņēmumā ikdienā. Mēs esam pozicionējuši, ka mums risku vadība ir viens no procesiem kvalitātes vadības sistēmā, kas arī dod iespēju atrast tās jomas, kur vēl pilnveidoties, kur noteikt preventīvās darbības. Un līdz ar to ir iespēja pierādīt vadībai, kur nepieciešami līdzekļi uzlabojumiem, piemēram, infrastruktūrā, jo strādājam nozarē, kurā ir ļoti reglamentētas prasības gan zāļu drošībai, gan vides aizsardzībai, gan darbinieku darba aizsardzībai utml. Uzņēmumā savus riskus esam pozicionējuši kā biznesa riskus – mēs skatāmies arī uz jauniem tirgiem, jaunām valstīm, uz savu darbinieku resursiem. Domāju, ka tie uzņēmumu vadītāji, kas ir ieguvuši zināšanas – mācījušies un lasījuši par risku vadību, tiešām saprot risku vadības reālo atdevi uzņēmējdarbībā, bet domāju, ka Latvijā tādu vadītāju vēl nav daudz.

Kādas rakstura īpašības ir svarīgas labam risku vadības speciālistam? Ar kādām grūtībā ir jāsaskaras risku vadītājam?

Domāju, ka pats svarīgākais ir komunikabilitāte un spēja strādāt komandā, jo tāpat kā kvalitātes vadītājs viens pats nav karotājs, tāpat arī risku vadītājs. Tas ir darbs ar kolēģiem, tāpat arī ir jāmāk kādā brīdī rast kompromisus. Bieži vien izdzirdot vārdu „risks”, cilvēks sabīstas, bet ir kopīgi jāizdomā, kā tad pagriezt šo risku iespēju virzienā – kā izmantot pozitīvi. Risku vadītājam ir jābūt arī pietiekoši radošam, bieži vien prasās pēc jaunu ideju ieviešanas. Grūtības strādājot, var rasties, ja nav augstākās vadības atbalsta, jo, kā jau minēju iepriekš, ne visi vadītāji izprot šo racionālo būtību. Savukārt, ja ir vadības izpratne un atbalsts, kā arī laba komanda ar ko strādāt un risināt jautājumus, grūtībām darbā nebūtu jābūt. Riska vadītāja darbs sasaucās ar kvalitātes vadītāja darbu – gan viens, gan otrs ir vieni no tiem retajiem darbiniekiem uzņēmumā, kas redz šo spēles laukumu vienotu, jo nodaļu vadītāji un citi speciālisti parasti vairāk skatās no savas atbildības prizmas.

Ar, ko nodarbojaties savā brīvajā laikā? Kur rodat atslodzi?

Man ir divas tādas lietas, kurās es rodu atslodzi. Ikdienā, vairākas reizes nedēļā, es cenšos tikt pie ūdeņiem, jo tas mani relaksē un no tā es gūstu spēku. Protams, Latvijā peldēšanās sezona ir īsa, tāpēc regulāri apmeklēju ūdens aerobiku. Vismaz reizi gadā es cenšos aizbraukt ārpus Latvijas kādā ceļojumā, lai gan uzskatu, ka arī Latvija ir pietiekami skaista un interesanta. Ikdienā relaksējos, braucot pie stūres. Uz ārzemēm pie stūres gan nebraucu un ceļojumos pārsvarā dodos ar tūristu grupām. Vairāk man patīk maršruti, kas ir saistīti ar dabu – pēdējos gados esmu secinājusi, ka man nepatīk lielas metropoles. No mīļākajām valstīm varu minēt Norvēģiju.

Ja Jums tiktu dota iespēja mainīt savu profesiju, ar ko Jūs vēlētos nodarbotos?

Es pat esmu savā dzīvē divus gadus nodarbojusies ar to, kas man ļoti patika… Reizēm kvalitātes vadība ir tā joma, kas ir dikti strikti reglamentēta un jo īpaši vēl farmācijas nozarē, tāpēc man ikdienā reizēm pietrūkst radošuma. Bet es sevī iekšēji jūtu šo radošo spēku… Savulaik AS Laima esmu nodarbojusies ar iepakojuma dizainu izstrādi. Es biju starpposms starp tipogrāfijām un māksliniekiem. Šo darbu vienmēr atceros ar lielu prieku, un šķiet dizainu izstrāde man arī labi padevās. Tas bija 1994.-1996. gads, kad sākām sadarbību ar ārzemju tipogrāfijām – Somiju, Itāliju, Zviedriju, un tas bija tas laiks, kad mēs Latvijā sākām pirkt saldumus „ar acīm”. Vēl tagad šad un tad es redzu manā laikā izstrādātos konditorejas produktu iepakojumu dizainus. Un vispār, līdz pat šai dienai tas ir palicis zemapziņā, un es pievēršu ļoti lielu uzmanību konditorejas izstrādājumu ārējam izskatam.

Ko Jūs novēlētu mūsu žurnāla lasītājiem?

Gribu pabeigt ar citātu, diemžēl neatceros tā autoru: „Akmeņi laukā tikai liekas izmētāti, ja kaut kur pasaulē ir cilvēks, kaut tikai viens cilvēks, kas sapņo par katedrāli”. Un gribu novēlēt, lai arī risku vadītāji un kvalitātes vadītāji būtu šādi cilvēki!

Intervija žurnālam “Kvalitāte” (2008. gada jūlijs)